Qué hace una empresa de gestión de apartamentos turísticos (y qué no)

Muchos propietarios llegan a nosotros con una idea vaga de lo que hace una empresa de gestión de apartamentos turísticos. Unos creen que solo publicamos el anuncio en Airbnb. Otros piensan que también pagamos los impuestos o hacemos reformas. Ninguna de las dos ideas es correcta. En este artículo explicamos exactamente qué incluye el servicio y qué queda fuera.

Lo que sí hace una gestora de apartamentos turísticos

1. Crear y optimizar los anuncios

Redactar el anuncio, seleccionar y ordenar las fotos, elegir las palabras clave correctas para el título, completar todas las secciones del perfil y mantenerlo actualizado. Un anuncio bien construido puede multiplicar por dos la visibilidad frente a uno mediocre con la misma vivienda.

2. Fotografía profesional

La mayoría de gestoras (RentaSur incluida) coordinan o realizan una sesión fotográfica profesional al inicio. Las fotos son el factor número uno en la decisión de reserva.

3. Gestión de precios (revenue management)

Ajustar el precio cada día según la demanda, la ocupación de la competencia, los eventos locales y la estacionalidad. Un apartamento con precio dinámico bien gestionado ingresa entre un 15% y un 25% más al año que uno con precio fijo.

4. Atención al huésped 24/7

Responder a las preguntas antes de la reserva, gestionar el check-in (presencial o con caja de llaves), atender incidencias durante la estancia, gestionar el check-out y responder a las reseñas.

5. Limpieza entre estancias

Coordinar el equipo de limpieza para que la vivienda esté impecable antes de cada nueva entrada. Incluye reposición de consumibles (jabón, papel higiénico, café) y lavandería de ropa de cama y toallas.

6. Mantenimiento preventivo y gestión de incidencias

Revisión periódica de la vivienda, gestión de pequeñas reparaciones (un grifo que gotea, una bombilla fundida, un electrodoméstico que falla) y coordinación con técnicos especializados para averías mayores.

7. Registro de viajeros

Obligatorio por ley: comunicar los datos de cada huésped a la Policía Nacional en un plazo de 24 horas. Las gestoras lo hacen de forma automática.

8. Informes mensuales al propietario

Rendición de cuentas detallada con ingresos, gastos, ocupación, reservas y transferencia del dinero correspondiente.

• Anuncios en Airbnb, Booking y otras plataformas
• Fotografía profesional inicial
• Precio dinámico diario
• Atención al huésped (antes, durante y después)
• Check-in y check-out
• Limpieza profesional entre estancias
• Lavandería de ropa de cama y toallas
• Gestión de incidencias y mantenimiento básico
• Registro legal de viajeros
• Informe mensual de ingresos

Lo que NO hace una gestora (y conviene tener claro)

• Declarar tus impuestos. Los ingresos del alquiler turístico los declaras tú en tu IRPF. La gestora te da el resumen de ingresos, pero la obligación fiscal es tuya.
• Hacer reformas o mejoras. Si hay que renovar la cocina o pintar el piso, eso corre a tu cargo. La gestora puede coordinar el proceso, pero no financia ni ejecuta las obras.
• Pagar el IBI, la comunidad o el seguro del hogar. Esos gastos fijos de la propiedad son siempre del propietario.
• Garantizarte una ocupación mínima. Ninguna gestora seria garantiza ingresos fijos, porque la ocupación depende del mercado. Desconfía de quien te prometa lo contrario.
• Gestionar conflictos legales con huéspedes. En casos extremos (daños graves, disputas legales), intervendrá como intermediaria pero no actúa como abogada.

¿Cómo elegir una buena gestora?

Antes de firmar con cualquier empresa de gestión, haz estas preguntas:

1. ¿Cuántas viviendas gestionáis actualmente? (Más de 100 sin equipo amplio puede significar servicio deficiente.)
2. ¿Delegáis la limpieza en terceros o tenéis equipo propio?
3. ¿Cómo gestionáis las incidencias fuera de horario?
4. ¿Puedo ver los contratos tipo y los informes que enviáis a propietarios?
5. ¿Cuál es vuestra ocupación media en viviendas similares a la mía?